Suspendarea CIM pentru concediul de crestere copil – Raluca Varneanu – Trainer – Centrul de Formare Profesionala “Eurodeal”

Urmarind discutiile de pe forumurile de resurse umane si intrebarile participantilor la cursurile de inspector resurse umane organizate in cadrul centrului nostru, am observat ca exista o mare confuzie in randul membrilor privitor la procedura de suspendare a contractului individual de munca pentru concediul de cresterea copiilor. Ca urmare, prin acest continut, dorim sa venim in sprijinul celor interesati cu cateva clarificari.  

1. Procedura standard de suspendare a contractului individual de munca pentru concediul de crestere copil se activeaza la cererea scrisa a salariatului care doreste sa beneficieze de concediul si indemnizatia lunara pentru cresterea copilului, in conditiile legii, dupa efectuarea concediului medical postnatal (minim 42 zile de la nasterea copilului).   

1. Baza legala pe care o vom avea in vedere atunci cand derulam procedura de suspendare a unui contract individual de munca pentru acordarea concediului pentru cresterea copiilor, precum si alte drepturi de care pot beneficia salariatii parinti pentru protectia sanatatii si securitatii mamei si a copilului si pentru sustinerea familiei, este reprezentata minimal de: 

• prevederile Legii 53/ 2003 – Codul Muncii; 
• prevederile OUG 111/ 2010 privind concediul si indemnizatia lunara pentru cresterea copiilor; 
• prevederile HG 52/ 2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor OUG 111/ 2010; 
• prevederile OUG 96/ 2003 privind protectia maternitatii la locurile de munca; 
• prevederile HG 905/ 2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor. 

1. Din punct de vedere al documentelor si inregistrarilor, asa cum invatam la cursul de inspector resurse umane de la Centrul de Formare Profesionala Eurodeal, departamentul resurse umane va avea in vedere evidenta, intocmirea, inregistrarea si completarea dosarului personal al salariatului care solicita efectuarea concediului de crestere copil cu urmatoarele:  

• Cererea de suspendare a contractului individual de munca 

Anterior datei de expirare a concediului postnatal, cel tarziu in ultima zi inscrisa pe certificatul medical postnatal, salariatul care doreste sa intre in concediul pentru cresterea copilului trebuie sa inainteze angajatorului o cerere scrisa prin care sa solicite suspendarea contractului individual de munca in temeiul art. 51, alineatul (1), litera a) din Legea 53/ 2003 – Codul Muncii, pentru concediul de cresterea copilului in varsta de pana la 2 ani sau, in cazul copilului cu handicap, pana la implinirea varstei de 3 ani. cu specificarea perioadei pentru care se doreste suspendarea CIM. Cererea astfel intocmita, la care se va anexa o copie a certificatului de nastere al copilului si alte eventuale documente justificative in cazul copilului cu handicap. va urma circuitul stabilit intern pentru aprobare si inregistrare si se va depune la dosarul personal al salariatului. 

• Decizia de suspendare a contractului individual de munca 

In baza cererii de suspendare a contractului individual de munca al salariatului pentru concediul de cresterea copilului, aprobata de angajator si inregistrata corespunzator, inspectorul de resurse umane elaboreaza  decizia de suspendare a contractului individual de munca in temeiul art.51, alineatul (1), litera a) din Legea 53/ 2003 – Codul Muncii. Acest document va fi intocmit, inregistrat si transmis in Revisal conform prevederilor HG 905/ 2017, anterior datei de la care suspendarea va deveni efectiva, adica anterior datei de la care salariatul se va afla oficial in concediul pentru cresterea copilului. Decizia de suspendare a contractului individual de munca se comunica si salariatului sub semnatura sau prin expedierea recomandata, cu confirmare de primire a unui exemplar original si se depune la dosarul personal al acestuia.  

Atentie! In perioadele de suspendare a contractelor individuale de munca nu se opereaza modificari asupra contractelor! Pentru a modifica un contract, acesta trebuie sa fie activ.   

• Dosarul personal al salariatului aflat in concediu de crestere copil 

Dosarul personal al salariatului al carui contract individual de munca a fost suspendat pentru concediul de cresterea copilului ramane in atentia inspectorului de resurse umane care va tine evidenta la zi a tuturor salariatilor ale caror contracte individuale de munca sunt suspendate.  

• Adresa/ comunicare/ convocare  

Date fiind prevederile legale si posibilitatile multiple care pot aparea pe parcursul sau la finalul concediului pentru cresterea copiilor, recomandam inspectorilor de resurse umane, in masura in care timpul si situatia permite, sa mentina o comunicare periodica cu salariatii ale caror contracte individuale de munca sunt suspendate, astfel incat sa poata actiona in timp util, in functie de situatiile particulare ce pot aparea pe durata perioadei de suspendare.  

Daca nu este posibila o comunicare periodica, recomandam totusi inspectorilor de resurse umane ca, in apropierea datelor de finalizare a concediilor pentru cresterea copiilor, preferabil cu aproximativ 3 luni inainte, sa initieze o comunicare scrisa cu salariatul aflat in concediul pentru cresterea copilului si, printr-o adresa formulata in mod diplomatic, sa puncteze aspecte precum: 

• salariatul este atentionat ca se apropie data de finalizare a concediului solicitat pentrua cresterea copilului; 
• salariatului i se aduc la cunostinta drepturile si facilitatile legale de care poate beneficia la reluarea activitatii si conditiile in care poate beneficia de aceste facilitati; 

• salariatul este asigurat de intreg sprijinul angajatorului si al echipei in perioada de adaptare de dupa concediul de crestere copil; 
• salariatul este invitat sa raspunda cu un feed-back privind data estimata pentru revenirea la serviciu si pentru pregatirea formalitatilor aferente reluarii activitatii. 

Recomandam aceasta forma de comunicare, atat pentru a veni in sprijinul salariatilor cu informatii suport, cat si pentru a ne asigura ca vom fi in conformitate cu prevederile legale din punct de vedere al datelor de intocmire a documentelor si inregistrarilor aferente finalizarii perioadelor de suspendare si reluarii sau incetarii activitatii salariatului, dupa caz.    

• Cererea de incetare a suspendarii contractului individual de munca 

Daca salariatul aflat in concediul pentru cresterea copilului, decide sa revina la locul de munca mai devreme sau dupa finalizarea concediului, inspectorul de resurse umane il va indruma ca anterior datei de la care doreste sa-si reia efectiv activitatea, sa inainteze angajatorului o noua cerere scrisa prin care sa solicite incetarea suspendarii contractului individual de munca pentru concediul de cresterea copilului si reluarea activitatii in baza aceluiasi contract individual de munca. Cererea salariatului va urma circuitul intern pentru aprobare si inregistrare si se va depune la dosarul personal al salariatului. 

• Decizia de incetare a suspendarii contractului individual de munca 

In baza cererii scrise a salariatului prin care acesta solicita incetarea suspendarii contractului individual de munca pentru concediul de cresterea copilului si reluarea activitatii, aprobata de angajator si inregistrata corespunzator, inspectorul de resurse umane intocmeste decizia prin care se dispune incetarea suspendarii contractului individual de munca al salariatului si reluarea activitatii in baza aceluiasi contract individual de munca. Decizia astfel intocmita se comunica si salariatului sub semnatura, prin inmanarea unui exemplar original si se depune la dosarul personal al acestuia. Datele din aceasta decizie vor fi inregistrate si transmise in Revisal  conform prevederilor HG 905/ 2017, anterior datei de la care decizia produce efecte, adica anterior datei de la care salariatul urmeaza sa isi reia efectiv activitatea.  

Astfel, procedura standard de suspendare a contractului individual de munca pentru concediul de crestere copil se incheie, contractul individidual de munca al salariatului redevine activ, iar salariatul revine la locul de munca. 

Atentie!  

• Daca in perioada in care contractul individual de munca a fost suspendat pentru concediul de cresterea copilului, au avut loc modificari salariale sau alte modificari legale aplicabile salariatului in cauza, atunci, in continutul deciziei de incetare a suspendarii si reluare a activitatii, se vor specifica si noile modificari, iar la documentele intocmite se va adauga si un act aditional de modificare a contractului individual de munca conform noilor conditii. 

• Salariatii vor fi indrumati sa tina seama de prevederile OUG 111/ 2010 si de Normele de aplicare ale acesteia privitor la documentele si modul in care se face comunicarea cu organismele statului in legatura cu drepturile aferente concediului si indemnizatiei pentru cresterea copilului, a concediului fara plata, a stimulentului de insertie etc. 

1. Exceptii de la procedura standard 

Se poate intampla ca angajatorul si, implicit, departamentul resurse umane sa se confrunte cu situatii diferite de procedura descrisa anterior, care necesita actiuni de administrare corespunzatoare. Exemplificam cateva dintre cel mai des intalnite scenarii:  

• Salariatul care a beneficiat de concediul legal pentru cresterea copilului opteaza pentru concediu fara plata pentru luna in care celalalt parinte ar fi avut dreptul sa beneficieze de concediul pentru cresterea copilului, dar renunta la acest drept sau nu indeplineste conditiile legale pentru a beneficia de acest drept. 

In aceasta situatie, dupa reactivarea contractului conform procedurii descrise anterior, salariatul inainteaza angajatorului o alta cerere scrisa prin care solicita concediu fara plata cu mentionarea art. 4ˆ1 din Normele de aplicare a OUG 111/ 2010. Cererea va fi urmata de o decizie de suspendare a CIM in temeiul art. 54 din Legea 53/2003 – Codul Muncii, argumentata in drept si cu prevederile art. art. 4ˆ1 din Normele de aplicare a OUG 111/ 2010, inregistrata in Revisal si transmisa ITM anterior datei de la care produce efecte. La finalizarea concediului fara plata se opereaza incetarea suspendarii CIM in baza aceleiasi decizii sau in baza unei decizii noi, in functie de situatie, iar salariatul isi reia activitatea. 

• Salariatul nu doreste sa continue activitatea la acelasi angajator dupa concediul pentru cresterea copilului.  

In cazul in care salariatul nu doreste sa continue activitatea la acelasi angajator dupa concediul pentru cresterea copilului si anunta angajatorul cu privire la acest aspect, atunci inspectorul de resurse umane il va indruma pe salariat ca, anterior datei de finalizare a perioadei de suspendare a contractului individual de munca, sa inainteze angajatorului o cerere scrisa prin care sa solicite incetarea suspendarii contractului individual de munca pentru concediul de cresterea copilului si, totodata, incetarea contractului. Cererea astfel intocmita, va urma circuitul intern pentru aprobare si inregistrare si va fi depusa la dosarul personal al salariatului. Apoi, in baza cererii aprobate si inregistrate, recomandam inspectorului de resurse umane sa intocmeasca doua decizii:  

• o decizie de incetare a suspendarii si de reluare a activitatii in baza aceluiasi contract individual de munca – specificand eventual alte drepturi ale salariatului ce au intervenit pe parcursul suspendarii contractului individual de munca si aplicabile salariatului de la data reluarii activitatii (ex. majorari salariale in baza legii) – urmata, dupa caz, de act aditional de modificare a contractului; 
• o decizie de incetare a contractului individual de munca.  

Recomandam dispunerea incetarii suspendarii si a incetarii contractului prin decizii distincte pentru a acoperi si eventuale situatii de modificare a contractului individual de munca, concediu de odihna, preaviz etc. ce pot interveni dupa ce contractul individual de munca a redevenit activ. 

Data incetarii contractului individual de munca si temeiul legal al incetarii depind de solicitarea angajatului si de conditiile in care angajatorul a aprobat cererea inaintata de salariat, cu sau fara efectuarea perioadei de preaviz; cea mai simpla varianta este incetarea contractului individual de munca in temeiul art. 55, litera b) din Legea 53/ 2003 – Codul Muncii, la aceeasi data la care se face incetarea suspendarii. Vom intocmi, inregistra si transmite in Revisal documentele anterior datelor de la care acestea produc efecte, conform prevederilor HG 905/ 2017. 

Atentie! Salariatul nu este obligat sa-si reia activitatea la acelasi angajator dupa terminarea concediului pentru cresterea copilului, dar angajatorul este obligat sa pastreze locul de munca al salariatului aflat in concediul pentru cresterea copilului. Pe locul de munca al unui salariat aflat in concediul pentru cresterea copilului nu se pot face decat angajari temporare, pana la revenirea la serviciu a titularului postului sau pana la incetarea contractului individual de munca al acestuia. 

• Salariatul nu revine la angajator si nu raspunde nici comunicarilor initiate de departamentul resurse umane. 

Daca salariatul nu se mai prezinta la locul de munca dupa finalizarea perioadei solicitate pentru concediul de cresterea copilului si nu raspunde nici comunicarilor scrise initiate de angajator in legatura cu suspendarea contractului individual de munca, inspectorul resurse umane poate proceda astfel: 

• intocmeste o decizie bine argumentata in fapt si in drept de incetare a suspendarii contractului individual de munca mentionand in continutul acesteia: numarul si data contractului individual de munca al salariatului, cererea initiala a salariatului prin care acesta a solicitat suspendarea contractului individual de munca, certificatul de nastere al copilului pentru cresterea caruia s-a solicitat concediul, alte eventuale documente justificative, in cazul copilului cu handicap, precum si dovezi ale comunicarilor scrise initiate de angajator; 

• un formular original al deciziei de incetare a suspendarii si reluarea activitatii in baza aceluiasi contract individual de munca se expediaza salariatului, recomandat, cu confirmare de primire; 
• decizia de incetare a suspendarii contractului individual de munca astfel intocmita, se inregistreaza in Revisal si se transmite ITM conform prevederilor HG 905/ 2017, iar contractul individual de munca al salariatului devine activ. In conditiile unui contract de munca activ, daca salariatul nu se prezinta la serviciu si nici nu raspunde comunicarilor initiate de angajator cu privire la situatia sa, salariatul poate fi pontat ca absent si se poate continua cu procedura de suspendare a contractului individual de munca pentru absente si cu cercetare disciplinara prealabila, pana la incetarea contractului individual de munca in conditiile reglementate prin Codul Muncii si prin Regulamentul Intern.  
  

• Angajatorul isi inceteaza activitatea in timpul concediului pentru cresterea copilului 

Se poate intampla ca, in perioada in care un salariat se afla in concediul pentru cresterea copilului, angajatorul sa-si inceteze activitatea. In aceasta situatie, contractul individual de munca al salariatului inceteaza de drept in baza art. 56, alineatul (1), litera a) din Legea 53/ 2003 – Codul Muncii, iar angajatorul va lua masurile necesare pentru ca decizia de incetare a contractului individual de munca, impreuna cu celelalte documente aferente incetarii CIM, inclusiv documentele necesare obtinerii ulterioare a indemnizatiei de somaj, sa fie intocmite corespunzator si sa ajunga la salariat in termenul legal, acesta avand posibilitatea sa beneficieze de somaj dupa finalizarea concediului pentru cresterea copilului.  

Daca angajatorul nu si-a indeplinit obligatiile legale fata de angajati inainte sau la  incetarea activitatii societatii, salariatii se pot adresa Inspectoratului Teritorial de Munca pentru indrumare si suport privind reglementarea situatiei. 

Desigur, lista cu exceptii ar putea continua, dar ne oprim deocamdata aici.  

Pentru alte situatii si clarificari suntem disponibili pentru dumneavoatra la cursul de inspector resurse umane, pe paginile noastre de socializare si pe e-mail, oricand aveti nevoie de indrumare si suport in practica resurselor umane. 

Succes! 

Raluca Varneanu 

Trainer – Centrul de Formare Profesionala “Eurodeal”